Avis de confidentialité

Dernière révision : 13 août 2026

Le présent avis explique ce qu'il advient des renseignements que vous fournissez lorsque vous participez à une conversation dans le cadre de cette initiative. Il remplace toute politique de confidentialité publiée précédemment sur ce site.

1. Qui mène cette initiative et qui exploite le service

Deux organisations interviennent et chacune assume ses propres obligations.

La plupart des conversations tenues sur Paperminds font partie d'une étude conçue par une autre organisation. Pour ces études, Heka agit habituellement comme prestataire de services, selon les instructions documentées de cette organisation. C'est elle qui détermine la finalité de l'étude, les personnes invitées, les questions posées et les destinataires des résultats.

Heka Santé Inc. (dénomination anglaise : Heka Health Inc.), qui exerce ses activités sous le nom de Paperminds, fournit la technologie d'entrevue, mène la conversation et conserve les enregistrements, les transcriptions et les dossiers de conversation.

Heka Santé Inc. Siège : 102-3105, place Louis-R.-Renaud, Laval (Québec) H7V 4B3, Canada Coordonnées : office@paperminds.ai

Heka détermine les finalités liées à l'administration de ses propres comptes, à la sécurité du service, à la facturation et au respect de la loi.

Certains projets attribuent des rôles différents ou partagés. Dans ce cas, l'avis propre à l'étude nomme l'organisation et décrit la répartition. Lorsque Heka agit uniquement selon les instructions d'une organisation qui vous a invité, nous pouvons lui transmettre une demande relative à cette étude et l'aider à y répondre.

Paperminds est une personne qui exploite une entreprise au sens de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.

La personne responsable de la protection des renseignements personnels est Zhen Chen, CIPP/C. Vous pouvez le joindre en écrivant à zhen@paperminds.ai.

2. La participation est volontaire et la conversation est enregistrée

Vous pouvez refuser avant le début de la conversation. Vous pouvez l'interrompre et vous pouvez y mettre fin à tout moment. Vous pouvez faire supprimer votre enregistrement avant la fin de la période de rétention des données en soumettant une requête par courriel à zhen@paperminds.ai.

L'enregistrement audio est obligatoire pour participer. Le service enregistre chaque conversation et il n'existe aucune façon d'y participer sans enregistrement. L'enregistrement sert à produire la transcription ainsi qu'à vérifier la qualité de ce qui est rapporté. Si vous ne souhaitez pas être enregistré, vous ne pouvez pas prendre part à cette initiative. Si vous êtes arrivé par le lien d'un panel de recherche, ce refus peut aussi vous empêcher de terminer l'étude ou de recevoir l'incitatif que le panel y rattache.

3. Ce qui est recueilli

L'audio. La conversation est enregistrée d'un bout à l'autre. Vos propos sont convertis en texte et le texte de tout l'échange est conservé.
Tout ce que vous dites. Les réponses libres peuvent révéler des renseignements de nature financière, professionnelle, politique, familiale ou autrement intimes, même lorsque la question ne les demande pas dépendamment de ce que vous communiquez. Ne fournissez pas de renseignements que l'initiative ne demande pas.

Les réponses aux formulaires, lorsqu'un formulaire vous est présenté.
Vos coordonnées, uniquement lorsqu'elles vous sont demandées et que vous les fournissez, par exemple pour obtenir un suivi.

Des renseignements techniques, réduits au minimum : un identifiant de séance, l'horodatage, l'adresse IP, des renseignements sur le navigateur et l'appareil, et les événements d'accès.

Des résultats tirés de vos réponses, comme des thèmes, des résumés et des citations choisies. Les thèmes sont agrégés et les citations sont retravaillées pour maintenir votre vie privée.

4. Identifiants et rattachement

Votre conversation est conservée avec un identifiant.

Lorsque vous arrivez par un lien provenant d'un panel de recherche, l'identifiant de répondant du panel est conservé avec la conversation, exactement tel qu'il a été transmis, et il est retourné au panel à la fin.

Lorsque vous êtes connecté à un compte, l'identifiant de ce compte est conservé avec la conversation, ce qui relie vos conversations entre elles d'une séance à l'autre.

5. Qui traite les renseignements

Nous faisons appel à des sous-traitants spécialisés pour assurer certaines fonctions nécessaires au service, notamment les communications vocales et téléphoniques, la transcription, la synthèse vocale, le traitement par des modèles d’intelligence artificielle, l’hébergement, le stockage et l’authentification.

Nous évaluons rigoureusement les pratiques de protection des renseignements de chaque sous-traitant et concluons avec chacun une entente encadrant le traitement des données. Nous appliquons un principe de non-conservation par défaut.

Pour obtenir plus d’information sur nos sous-traitants ou leurs pratiques de traitement des données, vous pouvez communiquer avec nous à l’adresse zhen@paperminds.ai.

6. Où les renseignements sont conservés

Les enregistrements et la base de données principale sont hébergés dans la région Canada (Centre) d'Amazon Web Services.

Les renseignements sont chiffrés en transit entre votre navigateur et nos serveurs et entre nos serveurs et ces fournisseurs.

7. Entraînement, examen humain et amélioration du service

Nos modèles. Paperminds n'utilise pas votre enregistrement, votre transcription ni aucun autre renseignement tiré de votre conversation pour entraîner nos propres modèles d'intelligence artificielle.

Biométrie. Nous n'utilisons pas d'empreintes vocales ni aucune autre caractéristique biométrique pour identifier ou vérifier une personne. Votre voix n'est pas transformée en un gabarit permettant de vous reconnaître.

Examen humain. L’équipe Paperminds peut écouter les enregistrements et lire les transcriptions afin d'exploiter le service et d'en vérifier la qualité.

Décisions automatisées. Aucune décision juridique, ni aucune décision ayant des effets tout aussi importants, n'est prise à votre sujet uniquement au moyen d'un traitement automatisé.

Vente. Nous ne vendons pas de renseignements personnels.

9. Durée de conservation

Les dossiers recueillis pour cette initiative sont détruits à la première des deux échéances suivantes : six mois suivant la fin du mandat et douze mois suivant votre conversation. Cette formulation vise les enregistrements, les transcriptions, les réponses, les identifiants et les résultats identifiables qui en sont tirés.

Une suspension légale peut interrompre la destruction, pour des documents précisément identifiés seulement, tant qu'elle demeure en vigueur.

Les sauvegardes chiffrées de la base de données expirent selon un cycle fixe de sept jours. Les journaux d'exploitation font l'objet d'une cible de suppression de 30 jours.

10. Vos droits

Vous pouvez demander l'accès aux renseignements personnels détenus à votre sujet et en demander la suppression. Vous pouvez aussi retirer votre consentement à une utilisation ou à une communication future.

Paperminds (Heka Santé Inc.) Personne responsable de la protection des renseignements personnels, Zhen Chen zhen@paperminds.ai

Nous pourrions devoir vérifier votre identité et nous pourrions avoir besoin de renseignements suffisants pour retrouver la conversation visée par votre demande : un dossier de conversation n'est pas répertorié par nom.

Pour toutes questions concernant vos droits, vous pouvez visiter le site web de la Commission d'accès à l'information du Québec : cai.gouv.qc.ca

11. Sécurité

Les dossiers de conversation ne sont accessibles que par une interface d'administration exigeant une authentification. Les renseignements sont chiffrés en transit, comme indiqué à la section 6.

12. Témoins

L'application écrit un seul témoin qui lui est propre, lequel consigne votre décision de consentement afin que la question ne vous soit pas reposée à chaque visite.

Lorsque la connexion à un compte est activée, le système d’authentification dépose également des témoins de séance, nécessaires pour vous garder connecté.

L'application ne comporte aucune technologie de publicité ou de profilage.

13. Modifications du présent avis

Nous publierons ici les modifications importantes, avec une date de révision mise à jour en tête du document. Lorsque la loi ou une nouvelle finalité l'exige, nous donnerons un avis supplémentaire ou demanderons à nouveau votre consentement.